Cuando llenas el Formulario W-7, uno de los pasos más importantes —y donde más se equivoca la gente— es marcar correctamente la casilla que explica «la razón por la que solicitas» el ITIN. El IRS agrupa a todos los solicitantes en categorías que van de la A a la H. Elegir la categoría equivocada puede retrasar tu solicitud, así que aquí te explicamos cada una en lenguaje sencillo, con un ejemplo concreto de quién encaja en cada caso.
Las categorías del Formulario W-7, explicadas
Categoría A: extranjero no residente que reclama un beneficio de un tratado fiscal
Es para personas que, por un tratado fiscal entre su país y Estados Unidos, tienen derecho a pagar menos impuestos o estar exentas de retención sobre cierto ingreso, aunque no estén obligadas a presentar una declaración completa.
Ejemplo: un consultor independiente que vive en un país con tratado fiscal con Estados Unidos y recibe pagos por servicios prestados de forma remota a una empresa estadounidense; necesita el ITIN para que le apliquen la tasa reducida de retención del tratado en lugar de la tasa general.
Categoría B: extranjero no residente que presenta una declaración de impuestos en EE. UU.
Aplica a quienes deben declarar ingresos generados dentro de Estados Unidos —estén o no conectados con un negocio o actividad comercial en el país— o que presentan una declaración únicamente para solicitar un reembolso.
Ejemplo: una persona que vive fuera de Estados Unidos pero es dueña de una propiedad que alquila en el país; debe declarar ese ingreso de alquiler cada año aunque no resida allí.
Categoría C: extranjero residente (según días de presencia) que presenta una declaración
Es para personas que, aunque no tienen estatus migratorio permanente, pasaron suficientes días físicamente en Estados Unidos como para calificar como «residentes» únicamente para efectos fiscales (según la prueba de presencia sustancial), y no pueden obtener un SSN porque no tienen permiso de trabajo de USCIS.
Ejemplo: alguien con una visa que le permite estar en Estados Unidos por tiempo prolongado, sin autorización de empleo, pero que pasó más de 183 días en el país durante el año y por eso debe declarar impuestos como residente fiscal.
Categoría D: dependiente de un ciudadano o residente estadounidense
Es para hijos u otros familiares que pueden ser reclamados como dependientes en la declaración de un ciudadano o residente de Estados Unidos, y que no son elegibles para obtener un SSN.
Ejemplo: el hijo de un residente permanente que vive en Estados Unidos con su padre, no tiene estatus migratorio propio y es reclamado como dependiente en la declaración familiar.
Categoría E: cónyuge de un ciudadano o residente estadounidense
Cubre a los cónyuges que van a presentar una declaración conjunta con su pareja ciudadana o residente, o que en años fiscales anteriores a 2018 eran reclamados como exención.
Ejemplo: una persona casada con un ciudadano estadounidense que no tiene estatus migratorio propio ni SSN, y la pareja decide presentar la declaración de impuestos como «casados presentando en conjunto» para acceder a mejores tasas y créditos.
Categoría F: estudiante, profesor o investigador no residente
Aplica a quienes vinieron a Estados Unidos de forma temporal —sin haber abandonado su residencia en su país de origen— como estudiantes, profesores o investigadores, y deben presentar una declaración o califican para una excepción.
Ejemplo: un estudiante de posgrado con visa F-1 que recibe una beca parcial sujeta a impuestos y necesita el ITIN para reportarla correctamente ante el IRS.
Categoría G: dependiente o cónyuge de un extranjero no residente con visa estadounidense
Es para familiares —cónyuge o dependientes— que entraron a Estados Unidos junto con un extranjero no residente que tiene visa, y que no son elegibles ni pueden obtener un SSN.
Ejemplo: la esposa y los hijos de un trabajador con visa temporal de trabajo (por ejemplo, H-1B) que lo acompañan en Estados Unidos y necesitan ser incluidos en la declaración familiar.
Categoría H: otra razón (incluye las excepciones 1 a 5)
Se usa cuando el motivo no encaja claramente en ninguna de las categorías anteriores. Dentro de esta categoría, el IRS reconoce cinco «excepciones» que permiten solicitar el ITIN sin tener que adjuntar una declaración de impuestos completa:
- Excepción 1 — Ingreso pasivo: para quienes reciben ingresos como sociedades, intereses, anualidades, rentas o distribuciones de pensiones sujetos a retención de un tercero o a beneficios de un tratado, respaldados normalmente por un Formulario 1042-S o 1099-INT.
- Excepción 2 — Otros ingresos: cubre a personas elegibles para beneficios de tratado que reciben salarios, becas o premios de juego, y también a becarios que no reclaman beneficios de tratado.
- Excepción 3 — Intereses hipotecarios: para quienes tienen una hipoteca sobre una propiedad en Estados Unidos y el pago de intereses se reporta a un tercero (Formulario 1098).
- Excepción 4 — Disposición de bienes raíces en EE. UU.: aplica cuando la persona participa en la venta o transferencia de una propiedad estadounidense sujeta a retención de impuestos.
- Excepción 5 — Representantes de corporaciones extranjeras: para representantes que no son de EE. UU. de una corporación extranjera y necesitan el ITIN para cumplir con requisitos de presentación electrónica, según la Decisión del Tesoro (Treasury Decision) 9363.
Ejemplo: una persona que vive en el extranjero y recibe pagos de regalías de una editorial estadounidense sujetos a retención, respaldados por un Formulario 1042-S, y necesita el ITIN sin tener que presentar una declaración completa.
Reglas especiales para dependientes, sin importar la categoría
Si estás solicitando un ITIN para un dependiente (categorías D o G, por ejemplo), el IRS aplica límites de edad a ciertos documentos:
- Los registros médicos solo son válidos como prueba para dependientes menores de 6 años.
- Los registros escolares solo son válidos para dependientes menores de 24 años, y únicamente si son estudiantes.
- Para dependientes de 6 a 17 años, se aceptan registros escolares, identificación estatal, licencia de conducir o visa.
- Para dependientes de 18 años en adelante, además de los anteriores, se aceptan estados de cuenta bancarios, comprobantes de alquiler o recibos de servicios públicos a su nombre.
Además, un pasaporte sin sello de fecha de entrada a Estados Unidos no se acepta como documento único para ciertos dependientes, salvo que sean dependientes de personal militar estadounidense en el extranjero, o dependientes de México o Canadá reclamados por un beneficio fiscal permitido.
Cómo elegir la categoría correcta
Pregúntate primero: ¿voy a presentar una declaración de impuestos completa, o solo necesito el ITIN para un tratado fiscal o un tipo específico de ingreso? Si vas a declarar, identifica tu relación con la persona principal de la declaración (tú mismo como no residente o residente, cónyuge, o dependiente). Si tienes dudas entre dos categorías, conviene consultar con un Agente Tramitador Certificador (CAA) o un preparador de impuestos con experiencia en declaraciones internacionales, ya que marcar la categoría equivocada es una de las causas más comunes de retraso en el procesamiento del W-7.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo marcar más de una categoría en el Formulario W-7?
En general debes marcar la categoría que mejor describa tu situación principal. Marcar varias sin justificación puede generar confusión en el procesamiento y provocar que el IRS pida aclaraciones antes de continuar.
¿Qué categoría corresponde a la esposa de alguien con visa de trabajo temporal?
Corresponde a la categoría G, dependiente o cónyuge de un extranjero no residente con visa estadounidense, siempre que ella misma no sea elegible para obtener un SSN.
¿Necesito presentar una declaración completa si aplico bajo la categoría A por un tratado fiscal?
No necesariamente. La categoría A está pensada justamente para personas que necesitan el ITIN para aplicar un beneficio de tratado fiscal sin tener obligación de presentar una declaración completa, aunque cada caso depende del tipo de ingreso y del tratado específico.
¿Un estudiante con visa F-1 siempre necesita ITIN?
Solo si tiene ingresos sujetos a impuestos en Estados Unidos, como una beca imponible o compensación, o si necesita reclamar una excepción específica. Si no tiene ningún ingreso declarable, puede que no necesite un ITIN.
¿Qué pasa si mi situación cambia después de obtener el ITIN, por ejemplo dejo de ser dependiente?
El ITIN en sí no cambia de categoría; simplemente identifica a la persona ante el IRS para fines fiscales. Lo que puede cambiar es el motivo por el que se usa en declaraciones futuras, pero no es necesario solicitar un ITIN nuevo por ese cambio.